امروزه اسناد ، مدارك و اطلاعات مكتوب يك سازمان و شركت از چنان اهميتي برخوردار شده‌ است كه لزوم مديريت اسناد در اوليت كاري تمامي شركتها ، سازمانها و ارگانها كاملا احساس شده است .حجم زياد اسناد ، مدارك و اطلاعات موجود و اشغال بيش از حد فضا توسط اين مستندات و نيز عدم دسترسي سريع و آسان ، دقيق و به موقع به اين اطلاعات باعث كاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آنها گرديده است .
رويكرد ارائه عمده خدمات واطلاعات مكتوب روي بستر فناوري ارتباطات ،ايجاد سازمان الكترونيك ولزوم مشاهده مندرجات اسناد موجود سازمانها در هنگام ارائه بسياري از درخواستها يكي از پيش نيازهاي ضرورت توسعه و ورود به سازمان ودولت الكترونيك است كه اين مهم با وجود سيستم هاي سنتي بايگاني اسناد قابل دسترس نبوده و براي ارزش بخشي و قابل استفاده نمودن اين اطلاعات مي توان از سيستم اتوماسيون اداري و مديريت اسناد و مدارك در سازمانها و شركتها سود برد .
 ايجاد آرشيو اسناد و مدارك يكي از مناسبترين و سريعترين راه حل ها جهت كاهش هزينه ها ، كاهش فضاي نگهداري اسناد و سرعت بخشيدن به امور جاري ، بازيابي اطلاعات و دسترسي سريع ، دقيق و آسان به اسناد و مدارك و جلوگيري از بين رفتن اطلاعات به مرور زمان مي باشد.از سوي ديگر با توجه به نگاه ويژه به موضوع پدافند غير عامل در كشور برخورداري از سيستم هاي مديريت اسناد اكترونيكي نقش به سزايي در حفظ وحراست از سرمايه هاي اطلاعاتي كشور ايفا مي كند.
افزايش امكانات دسترسي، دقت،سهولت وسرعت ارائه خدمات با اتكاءبه آرشيو الكترونيكي اسناد به راحتي ميسر بوده ودر اين راستا شركت فناوري اطلاعات وارتباطات رضوي پس از توليد سيستم اتوماسيون گردش مكاتبات رضوي اقدام به توليد و اجرايي نمودن سيستم مديريت اسناد نموده وبا راه اندازي واحد تخصصي بايگاني ديجيتال وآرشيو الكترونيك فعاليتهاي خود را دراين حوزه گسترش داده است.
با توجه به اينكه آستان قدس رضوي ﻳﻜــﻲ ﺍﺯ ﭘﺎﻳﮕﺎﻩﻫﺎﻱ ﻣﻬﻢ ﻭﺣﺴــﺎﺱ‬ مذهبي ،ﭘﮋﻭﻫﺸــﻲ، ﺁﻣﻮﺯﺷــﻲ ﻭ ﻓﺮﻫﻨﮕﻲ ﺩﺭ ﻛﺸــﻮﺭ بوده و ﻣﻴﻠﻴﻮﻥﻫﺎ ﺑﺮگ ﺳــﻨﺪ ﺑﺎﺍﺭﺯﺵ ﺗﺎﺭﻳﺨﻲ، ﻓﺮﻫﻨﮕﻲ،‬ﺍﻗﺘﺼﺎﺩﻱ ﻭ.. ﺩﺭﺍﺧﺘﻴﺎﺭﺩﺍﺭﺩ ﻛﻪ ﺑﺎ ﺍﺭﺗﺒﺎﻁ ﻭﺳﻴﻊ ﻭ ﮔﺴﺘﺮﺩﻩ‬ آنها به يكديگر و ﺟﺎﻣﻌﺔ ﭘﮋﻭﻫﺸــﻲ ﻛﺸﻮﺭ، ﭘﺸﺘﻴﺒﺎﻥ ﻗﻮﻱ‬ﻭﻛﺎﺭﺁﻣــﺪﻱﺑﺮﺍﻱ ﺗﺼﻤﻴﻢﺳــﺎﺯﻱ ﺩﺭ ﺗﻤــﺎﻡ ﺯﻣﻴﻨﻪﻫﺎﻱ‬ﻓﺮﻫﻨﮕــﻲ، ﺍﻗﺘﺼﺎﺩﻱ، ﺍﺟﺘﻤﺎﻋﻲ ﻭ ﺳﻴﺎﺳــﻲ ﺑﺮﺍﻱ آستان قدس و ﺩﻭﻟﺖ‬ﺟﻤﻬﻮﺭﻱ ﺍﺳﻼﻣﻲ ﺍﻳﺮﺍﻥ ﻭ ﻣﻨﺒﻌﻲ ﻣﻬﻢ ﺑﺮﺍﻱ ﺩﺍﻧﺸﮕﺎﻩﻫﺎ‬ﻭ ﻣﺮﺍﻛﺰ ﭘﮋﻭﻫﺸــﻲ ﻛﺸــﻮﺭ به شمار مي رود.
 واحد بايگاني ديجيتال وآرشيو الكترونيك شركت فناوري اطلاعات وارتباطات رضوي با اتكا به دانش وتجربه كارشناسان خود ضمن اجراي پروژه مديريت اسناد بخش زيادي از اسناد اداره مركزي آستان قدس رضوي وارائه آن در سال جاري توسعه فعاليتها در اين زمينه را در دستور كار خود قرارداده است.